发文单位：太原市档案局

文    号：并档字[2006]20号

发布日期：2006-6-26

执行日期：2006-6-26

各县（市）区档案局、市直机关、团体，各有关单位：

　　现将《电子档案保管和利用暂行规定》印发给你们，望遵照执行。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　太原市档案局
　　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二○○六年六月二十六日

电子档案保管和利用暂行规定

第一章　总 则

　　第一条　为了进一步推进全市档案信息化建设，确保我市电子文件、电子档案的完整、真实和安全，制订本规定。

　　第二条　本规定适用于太原市党政机关产生的电子档案的保管和利用。其他社会组织的电子档案保管和利用可参照本规定。

　　第三条　本规定所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等介质上，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以进行网络传递的文件。

　　第四条　本规定所称的电子档案是指经过鉴定具有保存价值的归档电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。

第二章 电子文件保管原则

　　第五条　各单位对电子档案实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

　　第六条　电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

　　第七条　 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

　　第八条　 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

　　第九条　 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

　　第十条　 具有长期或永久保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。归档时应同时保存文件的电子版本，纸质版本或缩微品。

　　第十一条 应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

　　第十二条　 归档的电子文件，应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要确保电子文件能有效机读。

第三章 电子档案的保管

　　第十三条　电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

　　（一） 电子档案保存时要制作三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。

　　（二） 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。

　　（三）环境温度选定范围： 14℃- 24℃；相对湿度选定范围：45%-60%.

　　（四） 存放时应注意远离强磁场、防止光线，并与有害气本隔离。

　　（五） 电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。

　　第十四条　存效性遵循以下原则

　　（一）每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门电子文件读取处理有关的设备更新情况进行一次检查登记。

　　（二） 对磁性载体每满2年光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题及时采取恢复措施。

　　（三） 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

　　（四） 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

　　（五） 定期检验结果应填入电子档案管理登记表。见附表A

　　（六）迁移 随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》见附表B

第四章　电子档案的利用

　　第十五条　电子档案的封存载体不得外借。

　　第十六条　利用时使用拷贝件。

　　第十七条　利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

　　第十八条　未经批准任何人不得擅自复制电子档案。

　　第十九条　利用时要遵守保密规定。对具有保密要求的电子档案，采用联网的方式利用时，必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

　　第二十条　具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

　　第二十一条　 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

第五章　附　则

　　第二十二条　　本规定由市档案局技术处负责解释。

　　第二十三条　本规定自公布之日起执行。