各市(地)勘界工作领导小组办公室、档案局：

　　为了切实做好勘界档案管理工作，现将《河南省勘界档案管理暂行规定实施细则》印发给你们，请遵照执行。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　河南省人民政府勘界工作领导小组办公室

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　河南省档案局

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　一九九七年十二月三日

　　第一条 为切实加强对市(地)、县(市、基)勘幂界档案工作的管理和指导，根据国务院勘界工作领导小组办公室、国家档案局《勘界档案管理暂行规定》的精神，结合我省实际情况，特制定本细则。

　　第二条 勘界档案是民政档案的重要内容，是国家档案的一个重要组成部分。它是在勘定行政区域界线过程中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同载体的历史记录。是必须归档保管的专业档案。

　　第三条 勘界档案属国家所有。

　　第四条 勘界档案管理的体制：全省勘界档案工作实行由省政府勘界工作领导小组办公室统一领导；各级勘界工作领导小组办公室分级负责管理；在业务上接受地方同级档案行政管理部门和民政机关档案部门的指导、监督和检查。

　　第五条 勘界工作领导小组办公室档案工作机构或人员职责：贯彻国家档案工作方针、政策，制定勘界档案工作的规章制度；负责本级勘界文件材料的收集、立卷、归档；指导、监督、检查、验收下级勘界办公室勘界档案；向同级民政机关档案部门和上级勘界工作领导小组办公室移交勘界档案。

　　第六条 分类和保管期限：勘界档案分文书、勘界成果两大类。保管期限划分为永久、长期和短期三种(归档范围和保管期限见附件一)。

　　第七条 立卷原则和方法：划分档案不同类别；按照文件形成时间顺序；保持问题完整系统；区别不同保管期限。

　　一、文书类：在分年度基础上，以问题为主结合其他特征进行组卷。

　　二、勘界成果类：在分界线勘定基础上以"界线"为单位组卷，即一条边界线或一个三交点为一个组卷单位，并结合文件载体、形式进行立卷。

　　第八条 立卷分工：

　　一、文书档案由各市(地)、县(市、区)勘界工作领导小组办公室单独立卷(卷内文件目录、备考表见附件二、三)。

　　二、勘界成果档案由牵头单位负责，毗邻双方勘界工作领导小组办公室共同立卷(卷内目录、备考表见附件四、五)。

　　三、三交点档案由牵头单位负责，三方勘界工作顷导小组办公室共同立卷。

　　第九条 案卷质量要求：

　　一、上报国务院勘界办公室、省政府、省政府勘界力公室的勘界成果类档案一律采用线装，并且装订整齐、牢固。案卷封面的书写要求参照附件十五。

　　二、卷内文件材料排列顺序为：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

　　三、卷内文件材料要用铅笔在右上角编页号，案卷封面、卷内目录、备考表等项目用黑色墨水逐项填写清楚、准确、工整。

　　四、测绘工作完成后，双方省辖市或县(市、区)共同编写边界协议书。边界协议书全称为"×××人民政府与×××人民政府联合勘定的行政区域界线协议书"。边界协议书正文编写形式、内容严格按国勘办下发的《勘界工作概要》中第111-113页的要求编写。示例见《勘界工作概要》113-122页。

　　五、边界协议书附图是边界协议书的附件之一，装订时按边界线走向，以界桩号为序，将每幅图依次排列，经检查界线相接无误后再进行装订。整卷排列，顺序为：封面、接图表、附图、备考表、封底。

　　封面：上报国务院勘界办公室、省政府、省勘界办公室的边界协议书附图的封面内容见附件六。

　　接图表：接图表填写的要素有：地图编号、界桩号、边界线走向略图。边界线走向用线粗0.3毫米黑笔标绘。界桩符号用直径1.5毫米黑色小圆圈表示，界桩编号用黑色注记。接图表式样见附件七。

　　附图：勘界工作中无论使用的是1：1万地形图或是1：5万地形图，都必须转绘到最新版的1：5万地形图上，作为边界协议书

　　附图。附图的标绘，按《河南省行政区域界线勘界测绘技术规定》的要求进行标绘，确保图文一致。附图标绘完成后，两省辖市或两县(市、区)政府代表在每张1：5万边界协议书附图上签字，两省辖市或两县(市、区)标图者和审核者在边界协议书附图的图廓线外右下方签字(式样见附件八)。

　　备考表：备考表式样见附件九。

　　六、工作原图卷：在勘界工作中产生的工作原图卷，装订时按边界线走向，以界桩号为序，将每幅图依次排列，检查无误后进行装订。案卷封面书写内容见附件十。

　　七、界桩照片：上报的界桩照片以突出界桩为主，不要有人物陪衬。界桩照片粘贴纸见附件十一。

　　八、《勘界测绘技术设计书》由测绘单位编制，由有关市(地)勘界办公室统一审批盖章。

　　九、《联合勘界测绘技术设计书》由毗邻行政区的勘界工作领导小组地对边界线调查论证的基础上由牵头单位起草，双方协商签字、上报。省辖市级界线勘界实施方案上报省勘界工作领导小组审批后实施；县(市、区)级界线勘界实施方案上报市(地)勘界工作领导小组审批后实施，并报省勘界办公室备案。

　　十、边界协议书的上报审批：省辖市级行政区域界线协议书，经毗邻省辖市的勘界工作领导小组审定，双方勘界工作领导小组组长签字后，由毗邻省辖市人民政府联合上报省人民政府审批，报省勘界工作领导小组办公室备案。县(市、区)级行政区域界线协议书，经毗邻县(市、区)的勘界工作领导小组审定，双方勘界工作领导小组组长签字后，由毗邻县(市、区)人民政府联合上报省人民政府审批，报省勘界工作领导小组办公室备案。

　　十一、边界线交会点的协议、纪要、附图等文件材料单独装订立卷。边界线交会点三方协商确定后即生效，不报上级勘界办公室批准。

　　十二、上报移交的勘界档案应填写勘界档案移交目录(见附件十二、十三、十四)，移交目录一式三份。

　　第十条 勘界成果档案实行多套异地保存，复印件与原件具有同等法律效力。

　　省辖市界、县(市、区)界上报档案

　　1、上报国务院勘界办公室：毗邻行政区人民政府联合勘定的行政区域界线协议书及其报批请示、上级批复为一套(印刷件)；毗邻行政区，人民政府联合勘定的行政区域界线协议书附图一套(复印件)：界桩成果表一套(复印件)；边界线交会点协议、纪要、附图及测绘成果等文件材料均为一套(复印件)。

　　2、上报省政府：毗邻行政区人民政府联合勘定的行政区域界线协议书及其报批请示10份(印刷件)：毗邻行政区人民政府联合勘定的行政区域界线协议书附图1套(复印件)；界桩成果表l套(复印件)。

　　3、上报省政府勘界办公室：毗邻行政区人民政府联合勘定的行政区域界线协议书及其报批请示、批复3份(印刷件)；联合勘界实施方案、有关边界协议、纪要、勘界工作总结、协议书附图、工作用图、界桩成果表、界桩登记表、界桩照片、观测手簿、计算手簿、平差成果表、软盘、航片、测绘技术设计书、勘界技术工作总结均为一套原件(印刷件)；边界线交会点协议、纪要、附图及测绘成果等文件材料均为一套原件(印刷件)。

　　第十一条 勘界工作领导小组办公室应定期向同级民政机关档案部门归档。

　　勘界工作领导小组办公室应确保归档前案卷质量。归档移交时双方应严格履行手续。

　　第十二条 归档时间：

　　一、文书类档案于次年下半年向同级民政机关档案部门归档。

　　二、勘界成果类档案待上级批复行政区域界线协议书后，向上级勘界工作领导小组办公室和同级民政机关档案部门归档。

　　三、市(地)勘界档案由省政府勘界工作领导小组办公室组织验收；县(市、区)勘界档案由市(地)勘界工作领导小组办公室组织验收。检查验收的内容和方法参看《勘界工作概要》108-110页。

　　第十三条 民政机关档案部门应将全部勘界档案作为一个单独全宗进行保管。

　　第十四条 勘界档案在民政机关档案部门保管一定时间后，由民政机关档案部门向同级地方档案馆移交。

　　一、省保存的勘界档案在民政厅机关档案部门保管10年，向同级省档案馆移交，案卷目录一式三份。

　　二、市(地)、县(市、区)保存的勘界档案在市(地)、县(市、区)民政机关档案部门保管5年，向同级市(地)、县(市、区)档案馆移交，案卷目录一式三份。

　　三、为保证国家重要档案的安全，各级有关综合档案馆有权提前接收保管条件差的勘界档案。

　　第十五条 档案保管部门应会同勘界主管部门制定勘界档案的利用制度，确保勘界档案的安全和合理利用。

　　第十六条 各级国家综合档案馆和民政档案部门应为勘界档案立卷、移交单位查阅勘界档案提供方便。

　　第十七条 本实施细则由河南省人民政府勘界工作领导小组办公室负责解释。

　　第十八条 本实施细则从颁发之日起试行。

 

　　附件一：勘界档案分类与保管期限

　　一、文书类

　　1、各级人民政府、勘界工作领导小组及其办公室制定的有关勘界、界线测绘、边界线管理等方面的法规性文件。(永久)

　　2、勘界工作领导小组及其办公室机构、人员、启用印章等文件材料。(本级永久，上级、下级短期)

　　3、各级人民政府召开的勘界工作会议(包括勘界工作领导小组或办公室会议)有关文件材料。(本级永久，上级长期、下级短期)

　　4、勘界工作计划、安排、年度工作总结等文件材料。(本级永久，上级长期、下级短期)

　　5、勘界经费预、决算。(本级长期，上级、下级短期)

　　6、车辆调拨形成的文件材料。(本级长期，上级、下级短期)

　　7、勘界简报。(本级永久，上级长期、下级短期)

　　8、其他应归档的文件材料可视文件材料重要性,由市(地)划分保管期限。

　　二、勘界成果类保管期限--永久。

　　9、毗邻行政区人民政府联合勘定的行政区域界线协议书及其报批请示、上级批复。附件：协议书附图界桩成果表

　　10、毗邻行政区勘界工作领导小组办公室关于起草《毗邻行政区人民政府联合勘定的行政区域界线协议书》的说明、联合勘界工作总结。

　　11、边界线交会点协议、纪要、附图及测绘成果等文件材料。

　　12、勘界测绘成果材料：观测手簿、计算手簿、计算成果、边界线调绘资料、航片等。

　　13、勘界测绘技术设计书、勘界测绘技术工作总结。

　　14、工作用图。

　　15、界桩登记表。

　　16、界桩照片。

　　17、行政区域界线详图集及样图。

　　18、双方上一级人民政府或勘界工作领导小组及其办公室共同指定的依据材料或地形图。

　　19、联合勘界实施方案及其请示、上级批复。

　　20、双方(含上级)实地调查共同形成的调查报告、处理意见等文件材料。

　　21、双方各级勘界协商会议形成的协议、纪要、附!图等文件材料。

　　22、有关业务主管部门对跨越边界线的自然资源权属处理意见。

　　23、双方上一级人民政府、勘界工作领导小组的裁决及勘界工作领导小组办公室的协调处理意见。

　　24、毗邻双方在界线勘定过程中形成的来住文书材料。

　　25、边界线联检记录、纪要及处理意见。

　　26、其他应归档的重要文件材料。

　　三、工作任务完成情况

　　1、召开了全省行政区域界线管理工作会议。3月初，在郑州召开了年度全省行政区域界线管理工作会议。全省各省辖市和5个扩权县(市)的勘界(界线管理)办公室主任、副主任参加了会议。省民政厅副厅长、省勘界办公室主任李玉德同志到会讲话。会议全面总结了我省去年的界线管理工作，分析了当前我省界线管理工作面临的形势和任务，提出了完成今年界线管理工作任务的方法和要求。会议还对荣获2005年度全省界线管理工作先进单位的郑州、安阳、信阳、南阳、鹤壁、漯河、平顶山、新乡、三门峡9个省辖市勘界(界线管理)办公室进行了表彰。

　　2、继续开展了行政区域界线的联合检查工作。按照要求，今年我们共安排了2条省界、9条市界和60多条县界的联合检查工作。今年省界联合检查任务是晋豫线、鲁豫线。年初，我们就和山西、山东两省勘界办公室进行联系，就联合检查工作中的有关问题进行充分协商并达成一致意见。3月份，两条省界的联合检查方案制定完毕，并下发双方沿线市、县勘界办公室执行。 4、5月份，有关市、县按照联合检查方案的要求进行了积极的沟通和协商。目前，联合检查工作进展顺利。同时，我省有关市、县按照省里的统一安排，认真开展了9条市界和60多条县级边界线的联合检查工作。通过检查，发现了问题，对丢失或损坏的界桩进行了重树或修复，巩固了勘界成果，维护了法定的行政区域界线的权威性和严肃性，促进了界线附近地区的社会稳定。

　　3、开展了勘界成果电子文档和界桩管护证的发放工作。为巩固勘界成果，规范界线管理工作，省勘界办公室把省、市、县三级边界线的勘界成果制作成电子档案，并印制了统一式样和规格的界桩管护证。今年年初开始，勘界成果电子文档和界桩管护证开始发行。截止8月上旬，已完成发行工作的有濮阳、三门峡、新乡、信阳、安阳、焦作、洛阳、开封、济源9个省辖市。

　　4、指导有关省辖市开展了行政区划调整后行政区域界线勘定工作。全面勘界工作结束后，随着经济社会的不断发展，我省部分省辖市不同程度地进行了区划调整，出现了新的行政区域界线，各有关市、县勘界(界线管理)办公室按照勘界政策和原则，及时开展了新出现的行政区域界线的勘定工作。截止目前，安阳、漯河两市的勘界工作已经结束，新乡市的勘界工作正在进行，郑州、开封、周口、商丘、驻马店等市的勘界工作正在准备之中。

　　5、开展了市、县两级行政区划图的编印工作。国务院《行政区域界线管理条例》规定，勘界工作结束后，要编印各级行政区划图，及时向社会公布勘定后的行政区域界线。按照民政部的要求，我们和省地图院经过协商，就编印出版全省市、县两级行政区划图事宜达成共识。截止7月底，部分市、县已和省地图院进行了联系，对编印地图的具体问题进行了商定。济源、舞钢、浚县等市、县的行政区划图已印刷完毕，正式向社会公布。

　　二、下半年工作打算

　　1、继续开展行政区域界线联合检查工作，争取到年底按时完成晋豫线、鲁豫线和全部市、县两级行政区域界线的联合检查任务。

　　2、继续宣传、贯彻、落实国办发〔2005〕47号和豫政办〔2005〕106号文件精神，切实解决界线管理中的有关问题。

　　3、争取开始编印《河南省行政区域界线详图集》。

　　4、争取开始建立全省行政区域界线信息管理系统。

　　5、对《河南省行政区划图》再次进行修改、审核。

　　6、继续做好市、县两级行政区划图的编印发行工作。

　　7、继续做好勘界成果电子文档和界桩管护证的发放工作。

　　8、继续指导部分省辖市开展勘界工作。

　　9、争取在第三季度举办一期培训班，加强对全省边界管理人员的培训工作。

　　10、争取下半年成立全省边界管理协会。

　　11、争取完成全省勘界工作先进集体和先进个人的表彰工作。

　　12、开展勘定乡(镇)行政区域界线的调研和试点工作。

　　二○○六年八月二十五日