1994年6月27日         晋政办发[1994]60号

第一章  总  则

　　第一条 为做好公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，根据国务院办公厅修订发布的《国家行政机关公文处理办法》，特制定本细则。

　　第二条 省人民政府及省人民政府办公厅的公文（包括电报，下同），是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章和行政措施，部署工作，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况和交流经验的重要工具。

　　第三条 公文由办公厅文秘部门统一办理。办公厅文秘部门配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备有关专业知识。

　　第四条 公文处理必须做到及时、准确、安全，注重实效，少而精，防止和克服官僚主义、形式主义、文牍主义、努力提高公文处理的效率和质量。

　　第五条 公文处理应贯彻“党政分开”的原则，政府公文中不得对党的组织下达指示、任务。

　　第六条 公文处理必须严格执行国家有关规定，确保国家机密安全。

第二章  公文种类

　　第七条 省人民政府及办公厅的公文种类分为命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等种类。发文形式主要包括以下十种：

　　（一）山西省人民政府文件（代字“晋政发”）：主要适用于送达贯彻党和国家的方针、政策、指示；部署全局性工作；发布重要决定；向国务院报告、请示工作；批转有关部门涉及重大的全局性问题的报告；其他必须以省人民政府名义办理的重要事项。

　　（二）山西省人民政府令：主要适用于依照有关法律规定发布地方性法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。

　　（三）山西省人民政府函（代字“晋政函”）：主要适用于必须以省人民政府名义办理但涉及面较小的具体事项，包括向国务院各部门报送有关材料；与国务院各部门及兄弟省（区、市）联系、商洽某些具体工作事宜；向省人大常务会报送议案；批复各地区、各部门就变更行政区划、城市建设总体规划、新建高等学校和中等专业学校、设置机构、批准烈士等重要事项的请示。

　　（四）山西省人民政府办公厅文件（代字“晋政办发”）：适用于传达省人民政府关于某一方面工作的政策、决定；通知有关事项；转发各地区部门就涉及面较大的重要工作问题的报告。

　　（五）山西省人民政府办公厅函（代字：“晋证办发”）：主要适用于必须以省人民政府办公厅名义办理但涉及面较小的具体事项，包括批复各地区、各部门就一般工作问题向省人民政府的请示；就某些具体工作事项向有关地区和部门下达通知；代表省人民政府联系、商洽、询问或答复某一具体问题；下达会议通知；办理办公厅机关工作方面某些具体事务。

　　（六）山西省人民政府明传电报（代字“晋政明电”）；适用于必须以省人民政府名义办理的紧急事项，如请示、报告、通知等。

　　（七）山西省人民政府密传电报（代字：“晋政密电”）；适用于必须以省人民政府名义办理的紧急机密事项。

　　（八）山西省人民政府办公厅明传电报（代字：“晋政办明电”）；适用于必须以省人民政府办公厅名义办理的紧急事项。

　　（九）山西省人民政府办公厅密传电报（代字：“晋政办密电”）适用于必须以省人民政府办公厅名义办理的紧急机密事项。

　　（十）山西省人民政府办公厅会议纪要：主要适用于记载和传达省人民政府领导同志主持召开的重要会议情况及议定事项。

第三章  公文格式

　　第八条  省人民政府及办公厅的公文一般由公文文头、发文机关、秘密等级、紧急程度、发文文号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成。

　　（一）公文文头。正式文件统一印有“山西省人民政府文件”和“山西省人民政府办公厅文件”、横线，横线中心有五角星，并用套红印刷。正式文件的文头一般不超过首页五分之二。函件的文头一般不超过首页的四分之一。

　　（二）发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文主办机关应排列在前。

　　（三）涉密公文应在文头左上方注明密级，“机密”公文应当标明份数序号。

　　（四）紧急公文应根据重要程度、时限要求在文头左上方注明"特急"、"急件"。紧急电

　　报应当分别标明："特急"、"加急"、"平急"。同一公文既是密件又是急件的，紧急程度标于秘密等级之上。

　　（五）签发人。密码和内部传真电报应注明签发人姓名。上报公文应注明签发人，签发人姓名应注在文头红线上方。

　　（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，公文文头已含发文机关名称的，标题一般由公文主题、公文文种两部分组成。联合行文时，标题一般应由发文机关名称或规范的简称、公文主题、公文文种三部分组成。转发公文标题，应避免冗长。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。

　　（七）主送机关。一般公文的主送机关应写于标题之下，正文之前，顶格并加冒号。有的公文如决定、会议纪要等，也可将主送机关写于正文之后。正式文件主送机关的全称、特称、单称概念，应使用统一的概念和序列表达，不得经常变换。

　　上报请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报另一上级机关，应用抄报的形式。

　　（八）公文如有附件，应在正文之后，发文机关署名之前，注明附件名称和顺序。

　　（九）成文时间。以领导人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人的签发日为准。电报以发出日期为准。

      （十）公文除会议纪要外，应加盖印章。印章盖在成文时间的中上方，上沿不压正文，底边在成文时间之下，不再落款。联合上报和下发的公文，印章顺序应与行文机关相吻合，最后一枚印章与发文时间相叠。

      （十一）公文如有附注，应列印章、时间之下，用圆括号括起来。

      （十二）抄报送机关。公文应抄送与公文内容有关的机关。抄上级机关的标明"抄报"；抄平行机关、下级机关的标明"抄送"；平行机关依党、政、军、群次序排列。

      （十三）文件应标注主题题标。主题题标注在抄送机关之上。

      （十四）印制单位、印发时间和份数。印制单位、印发时间列在抄送机关之下，份数列在印发时间之下。

      第九条 公文一律从左到右横排。标题一般用二号宋体，正文用三号仿宋体。每页19行，每行25字。公文中批语、按语、副标题以及附注等使用字型，可根据实际情况确定。

      第十条 公文用纸。一般使用16开型（长260毫米，宽184毫米）；也可根据实际情况采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）。左侧装订。

第四章  行文规则

　　第十一条 省人民政府和办公厅对下行文，发送范围一般为：各地区行政公署，各市、县人民政府，省直各委办、厅、局；抄送范围一般为：省委办公厅，省人大常委会办公厅，省政协办公厅，省高法院，省检察院，各人民团体，各新闻单位。每个文件的具体发送、抄送范围，可根据情况确定增减。

　　省人民政府向国务院的请示、报告、一般只主送国务院。根据内容和需要，可同时抄送国务院有关部门。向国务院的请示、报告（除外事请示、报告外），应当在印刷的同时，按照《请示文件通过计算机远程站传输有关事项的通知》（国办秘函（1993）351号）的要求办理，正式请示文件（指纸制文件）仍按原送渠道保送。

　　第十二条 凡属于部门职权范围内的事项，均应以部门名义直接行文，省人民政府和办公厅不代其行文或批转、转发。须经省人民政府审批的事项，经省人民政府同意后，也可以由部门发文，文中可以注明"经省政府同意"。

　　第十三条 对部门之间未经协商一致的公文，省人民政府和办公厅一律不予批转、转发或批复。如部门擅自行文，省人民政府有权责令其纠正或撤销。

　　第十四条 省人民政府和办公厅可与同级党委、军队机关及其部门联合行文；也可与同级人民团体和行使行政职能的事业单位联合行文。

　　联合行文应当确有必要，单位不宜过多。

　　第十五条 "请示"应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，"请示"不得直接送领导个人。"报告"中不得夹带请示事项。

　　第十六条 严格控制发文数量，力求精减文件。

　　（一）简单照抄上级文件条文，没有提出新的政策性规定或措施的，一般不发文。

　　（二）国务院及国务院有关部门来文，需发到各级政府、各部门的，如省里不再提出贯彻执行的具体要求，只翻印下发，不另行文转发；

　　（三）省人民政府领导同志的讲话，一般不以文件形式印发，确有必要下发的，可以根据情况，印"政阅"件或"政办阅"件。

　　（四）经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，不再发文。同时，可印少量文本供存档备查。

第五章  发文办理

　　第十七条 发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。拟以省人民政府或办公厅名义发出的文稿，都必须按规定程序办理。非特殊情况，省人民政府领导同志不审批未经办公厅按程序运转的文电文稿。

　　第十八条 省人民政府文件，一般由业务部门代省人民政府拟文，然后报办公厅把关并进行技术处理，经分管文稿审核工作的厅主任审核后送秘书长复核，最后送请省人民政府领导签发。草拟和审核公文，应该做到：

　　（一）确有必要发文。

　　（二）文稿内容符合国家的法律、法规，符合党和国家的方针、政策和有关规定，不得与上级的有关规定相抵触；

　　（三）要求和措施明确具体，切实可行；

　　（四）涉及有关部门或地区的问题要协商一致；

　　（五）文字表述确切、简练，数字准确，书写规范，标点使用正确；

　　（六）规格、格式符合有关规定；

　　（七）代拟文稿应加盖代拟部门印章并有领导人签字，需会签的公文应由有关部门会签并有关部门领导人签字。

　　第十九条 省人民政府发布的决定、命令和规章，向省人民代表大会或者省人民代表大会常务委员会提出的议案、任免人员以及下达涉及全省重大方针、政策的文件，以省人民政府名义向国务院请示、报告等文件，由省长签发；下达属于某一方面具体工作的或向中央部委请示、报告的文件，由分管副省长签署，涉及面较广的经省长阅发。

　　办公厅文件由业务部门或办公厅业务处室拟文，办公厅文秘部门把关并进行技术处理，属于联系工作、通知事项等一般性内容的，批转涉及重要政策性问题的报告等文件，由分管副省长或秘书长签发。

　　第二十条 领导人已签发的文稿，办文人员如作技术性改动，可不再送请签发人重新审核；如有较大修改，应再送请领导人审核。

　　第二十一条 省人民政府同省委联合行文，编省委文号，由省委办公厅印发；同省军区联合行文，编省人民政府文号，由省人民政府办公厅印发；同国务院有关部门及其他省（区、市）联合行文，编号、印发等具体事宜由双方商定，一般只编主办一方的文号。

　　第二十二条 文件付印前，对清样必须严格校对，确认无误后方付印。

第六章  收文办理

　　第二十三条 收文办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、批办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

　　第二十四条 省人民政府及办公厅只受理各地区行政公署、市人民政府和省直各委、办、厅、局向省人民政府及办公厅的请示、报告。除重大和紧急事项外，一般不受理越级的请示和报告。

　　第二十五条 收到上级或下级的公文后，办公厅文秘部门应根据文件内容和紧急程度及时提出拟办意见，送有关领导批示，根据领导批示的意见转有关部门办理。一般文件要在文到后两日内在文书处理环节上办理完毕。

　　第二十六条 承办单位在收到交办的批办件后应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围内或者不适宜由本单位办理的，应当迅速退回办公厅文秘部门并说明理由。由几个承办单位共同办理的公文，主办单位要主动与协办单位研究办理，并将办理结果综合整理后，报告省人民政府或办公厅。

　　凡涉及几个部门或地区间的问题，主办单位应主动与有关部门或者地区联系协商、会签。上报的公文如有关方面意见不一致时，要如实反映。

　　第二十七条 文秘部门对公文要及时催办。送领导人签批或者交有关部门办理的公文，要做到紧急公文抓紧催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。

　　第二十八条 对国务院和国务院办公厅以及国家各部委的涉密公文，除绝密或注明不准翻印的以外，经省人民政府秘书长或办公厅主任批准可以翻印、复印。翻印应注明翻印的机关、时间、份数和印发范围，复印时应加盖文秘部门专用章，视同正式文件妥善保管。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复，明电密电混用。

　　第二十九条 传递、管理涉密公文，必须采取保密措施、确保安全。利用计算机、传真机传输涉密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。

第七章  公文归档

　　第三十条 公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，由办文单位及时将有关材料整理立卷归档，电报随同文件一起立卷。

　　第三十一条 公文立卷应以本机关形成的文件为重点。根据公文的相互关系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，以便于保管和利用。

　　第三十二条 联合办理的公文，原则上由主办单位立卷，其他单位保存复印件。

　　整理完备的案卷，应当确定保管期限，并按照有关规定，及时向档案部门移交，个人不得保存应当存档的公文。

　　第三十三条 公文复制作为正式文件使用时应当加盖复制机关的证明章，视同正式文件妥善保管。

　　没有归档和存查价值的公文，经主管领导人批准后，可以定期销毁。销毁涉密公文，应当进行登记，有二人监销，保证不丢失，不漏销。

第八章  附 则

　　第三十四条 本实施细则由省人民政府办公厅负责解释。

　　第三十五条 本细则从公布之日起施行。