发文单位：太原市档案局

文    号：并档字[2006]21号

发布日期：2006-6-26

执行日期：2006-6-26

各县（市）区档案馆、专业档案馆、机关档案室：

　　现将《太原市档案安全保护制度的通知》印发给你们，望遵照执行。

　　太原市档案局
　　二○○六年六月二十六日

太原市档案安全保护制度

　　为了加强档案的科学管理，保障档案安全，延长档案寿命，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《山西省档案管理条例》《太原市档案管理条例》《机关档案工作管理条例》等有关法律、法规的规定，结合本市实际，制定本制度。

　　一、总体要求

　　1、本市行政区域内市、县（市）、区的综合档案馆、专业档案馆、机关档案室档案安全保护工作均适用本制度。

　　2、本制度所称档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、光盘等不同形式的历史记录。

　　本制度所称档案安全保护，是指为档案存储和利用创造适宜的环境，采用的保护设施和采取的保护措施。

　　3、档案安全保护应当遵循“以防为主，防治结合”的原则。

　　4、市、县（市）、区人民政府、各机关单位应当重视并且加强档案安全保护工作，建立健全档案机构，统筹安排档案安全保护工作所需的经费。

　　5、市、县（市）、区档案局是档案安全保护工作的行政主管部门，对本行政区域内机关、团体、事业单位和其它社会组织的档案安全保护工作实行监督和指导。

　　6、市、县（市）、区人民政府、档案行政主管部门和机关、团体、事业单位以及其他社会组织，对档案安全保护工作成绩突出的单位和个人应当给予奖励或者授予荣誉称号。

　　二、档案安全保护机构及职责

　　1、市、县（市）、区各类档案馆，专业档案馆、负责所保管档案的安全保护工作。

　　2、机关、团体、事业单位和其他社会组织的档案机构或者档案管理人员，负责本单位档案的安全保护工作并且对所属单位档案安全保护工作进行监督和指导。

　　3、市、县（市）、区各类档案馆，机关、团体、事业单位和其他社会组织的档案机构，应当建立健全档案安全保护制度，实行档案安全责任制。

　　4、档案管理人员应当掌握档案安全保护知识，认真履行职责，依法做好档案安全保护工作。

　　5、机关、团体、事业单位和其他社会组织，应当为档案安全保护提供必要的物质条件，明确档案安全管理要求，落实各项安全保护措施。

　　三、国家档案馆、专业档案馆档案安全保护工作

　　1、新建、改建、扩建市、县（市）、区各类档案馆，必须符合《档案馆建筑设计规范》，并经市档案行政主管部门审核同意后，方可按照基本建设程序办理其他手续，库房建筑应符合《档案馆建筑设计规范（试行）》（JGJ 25--86）。

　　2、档案库房应符合建筑质量要求。库房设置应远离水源、火源、污染源，不得存有易燃、易爆物品。

　　3、档案库房面积应满足本地区、本专业应进馆档案接收的需要。

　　4、应设有符合档案安全利用需要的阅览室。

　　5、装订档案应当使用国家统一规定的用品，并装入柜架保管。档案装具应使用符合《档案装具》（DA/T 7--92）、《文书档案案卷格式》（GB/T 9705）、《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T 11822）、《归档文件整理规则》（DAT/22－2000）等标准。

　　6、档案库房必须具备下列设施：

　　① 金属柜架；

　　② 除尘设备；

　　③ 温湿度测试仪器；

　　④ 对档案无害的消防器材；

　　⑤ 防盗、防火和警报装置；

　　⑥ 天然采光的库房，选用防紫外光玻璃或者安装窗帘、窗板等遮阳设施；

　　⑦ 采用白炽灯作为光源；

　　⑧ 有防水、防潮设施；

　　⑨ 有供暖设施的，应当加防护罩；

　　⑩ 库房与连体建筑之间应当设防火墙。

　　库房内柜架与墙壁应当保持10厘米以上的距离；每行柜架之间应当留有通道，其间距应当保持60厘米以上（密集架除外）。柜架摆放应当成行地垂直于有窗的墙面。档案馆库房应当根据档案安全保护科学管理的需要，配备去湿机、复印机、密集架、消毒设备、空调设备、计算机、缩微设备、光盘系统等设施。

　　6、档案安全保护设施应当定期维护、检修、确保其防护功能。

　　7、特殊载体档案应使用专门的档案装具。保存录音带、录像带的库房，应当按照国家规定的标准避开强磁场。有条件的要设置磁性载体间和防磁柜。录音带、录像带应当定期检查，并且采取措施，防止磁记录损失。

　　8、库房应配备降温、去湿、温湿度测试等设备，库房温、湿度可控制面积应达到100％。

　　9、房内的温度应当控制在世14--24℃，相对湿度应当控制在45--60%.保存母片的胶片库房温度应当控制在13--15℃，相对湿度应当控制在35--45%.库房内温湿度应当定时测记。当温湿度高于或低于规定标准时，就当采取措施予以调节。

　　10、库房应当有防虫、防鼠措施，放置驱虫灭鼠药物，并且按照要求定期更换，有效控制面积应达到100％......

　　11、库房应保持清洁、卫生，禁止在库房内吸烟或存放易燃易爆物品，严禁使用电热器具或将食物带入库房。

　　12、每周至少应进行一次库房环境安全情况（水、电、门、窗等）检查并做好记录，发现问题应及时汇报并采取相应措施。库房的电器设备应当确定专人负责，定期检查电器线路和电器安全保护状况。库房内严禁明火装置和使用电炉、存放易燃易爆以及与档案无关的物品。

　　13、消防器材应定期检查，过期消防器材应及时更换，防火安全应取得消防合格证。

　　14、防盗报警装置应处于24小时工作状态，进出库房及时关灯、关门、关窗。

　　15、应进行档案馆库房内外的温、湿度测记工作。坚持库房温度、湿度每工作日记录制度，记录应做到真实、准确。

　　16、应加强对提供利用过程中档案安全情况的监督和管理。

　　17、应指定专人负责档案的提供利用，确保档案在提供利用过程中的安全。

　　18、每年应对已进馆的档案进行虫、霉检查，按全宗抽查15％以上。并做好检查记录，发现问题及时采取相应措施。

　　19、对破损、字迹褪变的档案应及时进行抢救。

　　20、接收进馆的档案应经消毒杀虫后方可入库上架，并对消毒杀虫情况进行严格的登记。

　　21、每五年应对馆藏档案资料进行一次全面的清点登记。

　　22、建立出入库登记制度，非档案库房管理人员因工作需要进出库房应经批准并进行登记。

　　23、档案库房及保存重要档案的箱、柜门锁的钥匙应指定专人负责保管。

　　24、认真执行国家有关档案工作的保密规定，采取有效措施确保国家机密的安全。

　　26、应建立值班制度，并做好值班记录。

　　四、机关档案室档案安全保护工作

　　1、机关、团体、事业单位和其他社会组织，应当设立符合要求的档案库房保管档案，保证档案安全。

　　档案库房不得靠近污染源和存有易燃、易爆物品的场所

　　2、机关、事业单位应采取切实可行的措施做好档案收集归档工作，无积存零散文件。文件材料的归档工作应做到及时、完整、准确。

　　3、机关档案室使用的档案装具应符合国家标准、规范的要求。特殊载体的档案应使用专门的档案装具。库房内柜架与墙壁应当保持10厘米以上的距离；每行柜架之间应当留有通道，其间距应当保持60厘米以上（密集架除外）。柜架摆放应当成行地垂直于有窗的墙面。

　　4、档案室应配备符合档案安全保管要求的防火器材。

　　5、档案室应安装防盗报警器、铁门、防盗网等设施。

　　6、保存档案的库房应配备降温、去湿、温湿度测试等设备。温度应控制在14-24C（士2C），相对湿度应控制在45-60％（土5％）。库房内温湿度应当定时测记。当温湿度高于或低于规定标准时，就当采取措施予以调节。

　　7、库房应当有防虫、防鼠措施，放置驱虫、灭鼠药物，并且按照要求定期更换。

　　8、档案室应保持清洁、无灰尘，严禁将易燃、易爆及其他物品与档案一同存放。

　　9、档案库房、箱、柜门应及时上锁，钥匙应指定专人负责保管。非档案管理人员不得擅自进入库房。

　　10、档案工作人员每周应对所保存的档案进行一次检查，并做好检查记录，发现问题应及时汇报并采取相应的措施。

　　11、定期检查消防器材，及时对过期消防器材进行更换。

　　12、建立温、湿度工作日记录制度，做好库房温、湿度调节工作。

　　13、档案工作人员应遵守国家有关档案工作的保密规定，确保国家机密和档案的安全。

　　14、档案工作人员每年应对所保存的档案进行一次清点核查，做到账、物（卷）相符。

　　15、档案安全保护设施应当定期维护、检修、确保其防护功能。库房的电器设备应当确定专人负责，定期检查电器线路和电器安全保护状况。库房内严禁明火装置和使用电炉、存放易燃易爆以及与档案无关的物品。

　　五、接收、利用、销毁档案的保护管理

　　1、国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规定立卷归档，定期向本单位档案机构或者档案管理人员移交，实行集中管理，任何个人不得据为已有或者擅自处理。

　　2、机关、团体、事业单位和其他社会组织，必须将保管满10年的档案向档案馆移交。国家另有规定的除外。

　　3、档案管理人员工作变动，应当及时对档案进行清点，并且办理交接手续。

　　档案搬迁，应当对档案进行清点，并且写出书面记录。

　　档案发生事故，除及时对档案进行清点外，还必须写出书面材料，向有关部门报告。

　　4、机关、团体、事业单位或者其他社会组织撤销或者合并，在撤销或者合并之前，必须将全部档案进行整理，妥善保管，并经档案行政主管部门同意，向档案馆移交或者由有关机关代管。

　　由于保管条件恶劣可能导致档案散失损毁的，档案馆可以提前接收。

　　5、接收档案，必须依照国家有关规定办理接收手续。

　　在接收档案时，如果出现缺卷、缺页或者破损的，由移交方负责补救，无法补救的，应当备有说明材料。

　　6、新接收的档案，必须经过除尘消毒后，方可入库。

　　7、档案管理人员在提供利用档案时必须遵守下列规定：

　　① 提供利用档案时必须办理借阅手续。

　　② 对需要保密的档案应当严格按照审批程序办理借阅。

　　③ 档案馆的档案原件一般不得借出馆外，如有特殊需要，必须经主管领导人批准方可借出馆外。

　　④ 对用后返还的档案应当进行检查，如有丢页、污损、毁坏等情况要及时补救。

　　8、任何人不得损毁、窃取、涂改、伪造档案。未经批准不得提供、销毁、抄录、复制和公布档案。

　　9、任何组织和个人不得私自携运禁止出境的档案或者复制件出境。

　　严禁出卖、倒卖属于国家所有的或者应当保密的档案。

　　10、经批准销毁的档案，应当指定两人以上负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。

　　经批准销毁的档案，不得出卖或者挪作他用。

　　二○○六年六月二十三日