文　　号：科发办字[2001]416号

发布日期：2001-10-22

执行日期：2001-10-22

院属各单位、院机关各部门、各有关企业：

　　为了进一步做好我院企业档案管理工作，现将《中国科学院企业档案管理工作规范》印发给你们，本规范自2001年10月22日起施行。1995年印发的《中国科学院技术开发公司档案管理暂行办法》同时废止。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　中国科学院

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2001年10月22日

　　第一章　总 则

　　第一条　为进一步规范我院企业档案管理工作，有效地为企业科研、生产、经营、管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）及有关规定，结合中国科学院企业的实际情况，制定本规范。

　　第二条　本规范所称企业档案是指企业在科研、生产、经营、管理活动中直接形成的，对国家、社会和企业具有保存与利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

　　第三条　本规范适用于院、分院和研究所投资兴办的控股和为大股东的企业。中外核资公司，院属商业、服务性企业可参照执行。

　　第四条　企业档案是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据，是企业信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业管理的基础性工作，也是我院档案事业的重要组成部分。企业对本单位档案具有依法管理、保护、使用的义务和权利。任何个人不得将档案据为己有或拒绝归档。

　　第五条　院办公厅会同高技术产业局共同负责监督监察本规范的执行情况；院办公厅档案部门负责指导企业档案业务工作。

　　第二章　管理体制与职责

　　第六条　企业档案工作实行统一领导与分级管理相结合的体制。各公司原则上应在公司章程中对档案管理作明确规定，并将有关内容纳入相关制度与岗位责任制。

　　第七条　企业应当加强对档案工作的领导，明确一位负责人主管档案工作，保证档案工作所需必要条件。

　　第八条　企业（集团）应设置综合档案室（或档案信息管理中心），配备具有档案专业知识的专（兼）职人员，集中统一地管理本公司的各类档案，并对下属企业的档案工作进行监督与指导。

　　第九条　各分公司与子公司可设置综合档案室，也可确定专（兼）职档案工作人员负责接收和管理本公司各类档案。

　　第十条　各分院与研究所投资的企业可根据本单位情况，确定相应的档案工作人员，负责管理本企业档案，业务上接受分院、研究所档案管理部门的指导。

　　第十一条　各单位应建立健全本企业档案工作规章制度。企业档案工作人员应当忠于职守，认真执行国家有关法律、法规。

　　第三章　档案的收集与移交

　　第十二条　档案收集职责：

　　（一）企业各部门负责收集本部门应归档的材料；

　　（二）企业办公室或秘书负责收集企业领导在企业管理和参加重大活动中形成的材料；

　　（三）各项目负责人（或指定专人）收集企业产品研发、基本建设、设备仪器等方面的材料；

　　（四）档案工作人员协助本企业各职能部门对收集的应归档材料的完整程度、准确性以及保存价值进行审核。

　　第十三条　凡是在企业业务活动中形成的有保存价值的文件材料都应该按规定收集齐全，整理归档，具体归档范围参见《中国科学院企业文件材料归档范围及保管期限参考表》（附件1）。

　　第十四条　归档基本要求：

　　（一）归档材料必须是企业在科研、生产、经营、管理等活动中形成的原始记录，有负责人签署意见；

　　（二）归档材料应按归档范围进行积累，确保完整、准确、系统，反映企业各项活动的真实内容和历史过程；

　　（三）归档材料应按照国家和院有关规定、标准和要求，进行整理、编目；

　　（四）用纸、用笔规范（不用铅笔、圆珠笔），字迹清晰；

　　（五）具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。

　　第十五条　归档时间：

　　（一）产品研发、基本建设、设备仪器购置等活动中形成的材料，在项目结束后（或按阶段）整理归档，产品文件材料在产品定型后归档；

　　（二）企业各职能部门在企业管理过程中形成的材料于第二年上半年（自然年度）归档；

　　（三）会计文件材料可由企业会计部门保管一年后向档案部门移交。　　第十六条　档案工作人员原则上应参加企业的产品定型、科研成果鉴定、基建项目竣工验收和大型仪器设备开箱等活动，并负责有关归档材料的审核。

　　第十七条　档案工作人员应对各部门送交的各类档案认真检查。检查合格后交接双方在移交清册（一式两份）和检查记录上签字，正式履行交接手续。接收电子档案时，应在相应设备、环境上检查其真实有效性，并确定其与内容相同的纸质档案的一致性，然后办理交接手续。

　　第四章　档案管理

　　第十八条　企业档案整理可分为理大类（一级类目），即：综合管理、经营与生产技术管理、产品及研究开发、基本建设、设备仪器、会计档案。各企业应根据自身实际情况设立二级以下类目。档案分类类目设置要层次分明，概念明确，案卷排列应反映本企业档案的分类体系，便于科学管理与利用。

　　第十九条　特殊载体档案（录像带、照片、磁盘等）可按载体形式、所反映问题或形成时间进行分类编目。

　　第二十条　企业在经营活动中形成的业务合同档案可单独管理（附件2）。

　　第二十一条　特殊载体档案要遵照国家和院有关照片、声像、电子档案的标准，按其载体形式分别保存，并注明与相关纸质档案的互见号。

　　第二十二条　企业应配置保存档案的专用库房和保护设备，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案安全。对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。

　　第二十三条　档案保管期限分为永久、长期（15-50年）、短期（15年以下）三种。

　　第二十四条　根据《中国科学院档案馆档案进馆暂行办法》（科发办字〔2001〕221号），中国科学院直属企业（集团）及其重点成员企业，研究所知名高新技术企业，特别是已上市公司、股份制公司（中国科学院控股或持有大股）；中国科学院不同发展阶段中具有典型代表性的企业，国家和院级工程中心；进入整体转制的技术开发型研究机构及后勤服务单位等企业（含以上的撤销和整合企业）在其经营活动中形成的符合进馆范围的档案均应进馆保存。

　　第二十五条　企业对保管到期的档案应进行鉴定。鉴定工作由企业负责人、业务部门的管理人员与技术人员、档案工作人员三方组成的鉴定小组负责。企业档案鉴定小组对经过鉴定后已失去保存价值的档案，应写出鉴定报告并编制销毁清册，报企业董事会（或主管负责人）审批。销毁档案时必须履行严格的签字手续，由两人以上监销，销毁清册应长期保存。

　　第二十六条　企业应建立档案统计工作制度，并按规定向上级有关部门报送档案工作基本情况统计表（附件3表12）。

　　第二十七条　档案工作人员调动工作时，必须办理完档案移交手续后方可离岗。

　　第五章　企业档案利用与信息开发

　　第二十八条　企业应建立和健全档案的借阅制度。借阅、复制有密级的档案，必须按照国家和院有关保密的法律和规定办理。

　　第二十九条　企业档案利用中，要处理好档案保密和利用的关系，既要保护企业的知识产权和商业秘密，保障企业的合法权益不受损害，又要充分发挥档案的作用。

　　第三十条　企业在提供利用、公布档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。

　　第三十一条　企业档案部门应积极主动地开展企业档案信息服务工作，根据需要编制必要的检索工具和参考资料；积极进行档案编研工作，采取多种有效的服务方式，满足企业以及其他各有关方面的需要。

　　第六章　企业资产与产权变动时档案的处理

　　第三十二条　企业应加强对资产与产权变动时档案处置工作的组织协调，按国家有关法规做好善后工作。

　　第三十三条　企业应做好资产与产权变动中形成材料的收集、整理和移交工作。其档案由接收单位或原主办单位保存。

　　第三十四条　依法实施破产的企业，按国家《企业破产法》的有关规定执行。

　　第三十五条　院内被兼并或整合的企业，其档案归属于兼并企业或整合后新成立的企业，由兼并方或新成立的企业统一管理。因各种原因，不再隶属于中国科学院的企业，其隶属关系变动前形成的档案移交中国科学院档案馆。

　　第三十六条　企业以其全部资产改组为股份制企业的，改组后的档案另立全宗。

　　第七章　考核与奖惩

　　第三十七条　企业档案的各项管理工作应纳入相关的岗位责任制，作为企业年度考核的内容之一，彬关于奖惩挂钩。

　　第三十八条　根据分级管理原则，各级档案主管部门应对企业的档案工作进行考核，考核结果按企业章程作为对公司高级管理人员业绩考核的内容之一。

　　第三十九条　对造成档案损失或在利用档案中给企业造成经济损失负有直接责任者，企业应根据国家档案局《档案行政处罚程序暂行规定》给予相应的处分，并报院办公厅及高技术产业局备案；构成犯罪的，依法追究其刑事责任。

　　第八章　附则

　　第四十条　本规范凡与国家今后颁布的有关规定不符之处，以国家规定为准。

　　第四十一条　本规范自颁布之日起施行，《中国科学院技术开发公司档案管理暂行办法》（科发办字〔1995〕0244号）同时废止。

　　第四十二条　本规范由办公厅负责解释。执行过程中存在的具体问题，由办公厅会同高技术产业发展局协调解决。